Исследование системы документооборота ООО Астраханский домостроительный комбинат

В развитой рыночной экономике ведущее место стал занимать процесс документирования всех процедур, совершаемых в процессе деятельности юридического лица любой организационно-правовой формы. При проверках проверяются, изучаются, служат доказательством всех действий только документы.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами [21], отражающими их предмет и задачи.

Самое широкое понимание документа дано в документалистике - как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом [18]. В документоведении документ - средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека [20]. В источниковедении документ - объект, специально предназначенный для передачи информации [16].

Существуют попытки дать определение документа как объекта изучения всех дисциплин, например, документ - результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве [8].

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате.

Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции.

В архивоведении употребляется термин "архивный документ" - документ, хранящийся в архиве [23]. Илизаров Б.С, рассмотрев основные значения термина "архивные документы" (собственно архивные документы, хранящиеся в архиве, ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы), предложил собирательный термин "палеогенные документы" - документы (информация), созданные по отношению к нам в прошлом [28].

К. Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия "документ", "документальные материалы" обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи [6].

Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в "Кратком словаре архивной терминологии".

В нем в определении "документ" заложено понятие об информации как объекте описания: "Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)"[6].

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)", по мнению правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.) [10].

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. Документированная информация есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности" [7] .

Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, "бумаги") [14].

Любопытно отметить изменения определения документа, данного Г.Г. Воробьевым.

В одной из последних работ он дает такое определение: "Под документом понимается любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом и на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе". Таким образом, и у Г.Г. Воробьева на первый план выходит информационная составляющая документа [17].

Продолжая анализ понятия "документ", можно сделать вывод о том, что его основу оставляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [2].

Информация в системах управления играет важную роль, так как является основой для разработки, реализации управленческих решений. Информация является основой для обеспечения аппарата управления достоверными сведениями о высшей среде, планах, других параметрах функционирования объекта.

В процессе управления организаций требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждением. Это движение называется документооборотом.

Количество документов, поступивших в организацию и созданных его за определенный период, называется объем документооборота.

В документообороте участвуют три категории документов:

- Входящий документ-это документ, который поступает в организацию.

- Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.

- Внутренний документ - не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Целью документооборота является информационное обеспечение деятельности аппарата управления, т. е. своевременная доставка полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, необходимой им для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь.

Направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах их обработки и хранения. Меняются методы доставки и работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.

Главное правило документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Система автоматизированного управления несет обобщающую нагрузку и охватывает все виды и типы создаваемых автоматизированных систем в области управления.

Автоматизированная система - это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций [26].

Существует четыре основных класса автоматизированных систем:

- Системы автоматизации делопроизводства и документооборота;

- Системы управления потоками работ;

- Системы организации и управления архивами документов;

- Системы электронного управления документами.

Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий на предприятии. В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых популярных.

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена[26].

При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, т.е. над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями.

Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.

Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами и новых компьютерных технологий [13].

Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

Система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

Автоматизации документооборота - достаточно сложный механизм, а система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, созданных различными производителями [13].

Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.

Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой.

Многие организации, как государственные, муниципальные структуры, так и многочисленные коммерческие фирмы, от мелких компаний до крупных холдингов и корпораций решают вопросы автоматизации своей деятельности, наиболее продуктивного использования современных компьютерных технологии для повышения эффективности работы управленческого персонала.

Информационно-документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией управленческого аппарата, и от эффективности ДОУ во многом зависит и результативность работы собственно управленцев, качество принятия управленческих решений. Поэтому одним из основных направлений автоматизации в сфере управления является автоматизация делопроизводства [12].

На сегодняшний день для большинства российских государственных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкое организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнанны: построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документо-образования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации [14].

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

- Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

- Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Тема дипломной работы: "Автоматизация кадровой документации на базе современных технологий в ООО "АДСК".

Актуальность дипломной работы обусловлена тем, что при всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его происхождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. А также связано с тем, что от своевременности поступления информации зависит повышение качества принимаемых решений и как следствие выживаемости предприятия в условиях рыночной экономики.

В структуре предприятия ООО "АДСК" отсутствует четкая организация работы с документами и как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Цель данной дипломной работы является проведение анализа, и разработать мероприятия по совершенствованию системы делопроизводства предприятия, позволяющие своевременно выявлять его "трудоемкие" участки и оптимизировать движение документов в соответствии с рациональной организацией труда.

Для реализации целей поставленных в работе необходимо выполнить ряд задач, а именно:

- проведение анализ теоретических источники по вопросу делопроизводства;

- ознакомление с организационной структурой и изучить функций и задачи, основных видов деятельности анализируемого предприятия;

- проведение анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- проведение анализа службы документационного обеспечения управления и анализ документооборота ООО "АДСК";

- проведение анализа отдела кадров по ведению делопроизводства;

- проведение анализа сетевого, программного и технического обеспечения ООО "АДСК;

- разработать мероприятия по совершенствованию работы с кадровыми документами.

Объектом исследования является Общество с Ограниченной Ответственностью "Астраханский домостроительный комбинат".

Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно - информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

- руководство теряет целостную картину происходящего;

- структурные подразделения, не имея информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность.

Главной задачей информационного управления является информационная поддержка основной деятельности организации. Специалисты по информации должны быстро и качественно предоставлять информацию, необходимую другим членам организации, в том числе документы, разработанные для определенных ситуаций, требующих принятия решений.

Задачу управления информацией следует усматривать не только в том, чтобы освободить от информационной работы других членов организации, как, бы "отнимая" у них информационные действия путем подготовки информации, а в том, чтобы облегчить сотрудникам организации собственные информационные действия.

Задачу под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные структуры системы (включая технологии) [18].

Например, можно создать внутреннюю информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению. Информационная деятельность в этом случае не имплицирует центральную функцию или подразделение, "которое как паук в сетях господствует над всей производственной информацией, по собственной воле наделяя или отказывая в информации", скорее она должна облегчать другим членам организации осуществление целенаправленной связи с информационными ресурсами, то есть проведение организационных и кадровых мероприятий, обеспечивающих и удовлетворяющих потребности пользователей в релевантной информации для принятия решений, и внедрение современной информационной техники и коммуникаций .

Таким образом, использование информационных ресурсов в режиме прямого доступа больше не ограничивается только узким кругом специалистов в области информации и коммуникации. На основе объединяющей программы поиска и на основе предложений через Internet и с помощью соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов к системе подключаются и другие специалисты производственной сферы (ученые, инженеры, менеджеры и др.).

Речь идет не только о том, чтобы перерабатывать информацию из знания, произведенного внутри организации, важно также получение информации из источников вне организаций.

Под пользованием внешними источниками понимается изучение информационного предложения, простирающегося до границ мирового уровня.

Управление информацией ставит перед собой задачу и целевую установку - поддерживать согласованные организационно-информационные действия членов организации. Специалист в области информации в организации может в рамках межличностного научного посредничества и через личное научное участие прямо вступить в дело и в этом смысле воспринимается как информационный менеджер.

Специалист в области информации может выступить в роли консультанта с целью улучшения межличностного научного обмена. Он также может организационно и технически поддержать межличностные научные коммуникации внутри организации [19].

Для информационного управления проблема состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке "массового продукта" в информацию, релевантную действиям. Поэтому одних только внешних научных ресурсов недостаточно. Более важным является переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Таким образом, должны развиваться информационные системы, с помощью которых удастся полученную информацию качественно подготовить, сохранить и создать для нее условия полноценной реализации.

Основные понятия документационного обеспечения в управлении кадровой службы

    Меню сайта