Кадровая служба в структуре организации

Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров. На него возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

Правильная подготовка делопроизводства в кадровом подразделении - необходимое условие для эффективного управления персоналом и проявления порядочности по отношению к работникам.

Документы по личному составу (кадрам, персоналу) фиксирую этапы трудовой деятельности людей. Они являются наиболее важными документами, так как влияют на пенсионное обеспечение, получение различных льгот и компенсаций. Поэтому документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока[25].

Составление и оформление документов по персоналу осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, инструкциями министерств и ведомств, другими нормативными актами.

При работе с документами по личному составу необходимо также учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006г. № 149 - ФЗ относит к категории конфиденциальной информации [2].

Отдел кадров можно описать как элемент системы управления (СУ) организацией (предприятием). Он входит в состав предприятия. Отдел кадров как элемент СУ предприятием выполняет следующие функции, связанные с оформлением документов:

- оформляет трудовые книжки впервые принимаемых на работу сотрудников;

- контролирует заполнение ими листка по учету кадров;

- готовит справки по составу кадров для администрации и планового отдела предприятия;

- готовит приказы по кадрам;

- ведет учет сроков выполнения контрактов с работниками предприятия;

- дает сведения в бухгалтерию о сроках утверждения приказов;

- визирует приказы по кадрам в подразделениях предприятия.

Связи отдела кадров (через соответствующие документы) с другими элементами системы управления показаны в таблице 1.

Таблица 1 - Связи отдела кадров в системе управления предприятием

№ п/п

Элемент системы управления

Какие документы принимает и готовит

Связи (куда передается документ)

Какой документ передается

1

Администрация

Издает приказы по кадрам, получает справки по составу кадров

Отдел кадров

Сведения об Изданных приказах по кадрам

2

Бухгалтерия

Получает копии приказов

3

Отдел кадров

Оформляет трудовые книжки, контролирует заполнение листка по учету кадров, готовит справки, приказы по кадрам, ведет учет сроков выполнения контрактов, даст сведения о сроках утверждения приказов, визирует приказы по кадрам

Администрация Плановый отдел Бухгалтерия Подразделения Сотрудники' новые

Приказы по кадрам для утверждения справки по составу кадром Справки по составу кадров Сведения о сроках утверждения приказов Приказы по кадрам завизированные Трудовые книжки

4

Подразделения

Получают приказы, завизированные в отделе кадров

Отдел кадров

Приказы по кадрам для визирования

5

Сотрудники новые

Заполняют листки по учету кадров

Отдел кадров

Листки но учету кадров, трудовые книжки

6

Плановый отдел

Получает справки по составу кадров

Перейти на страницу: 1 2

Меню сайта