Методы исследования информационных проблем организации

Вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного и документационного обеспечения должна постоянно анализироваться и совершенствоваться.

Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

- распознание проблем и проблемных ситуаций;

- определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;

- установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);

- нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;

- разработка вариантов решения проблем;

- выбор оптимального варианта решения - проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, характеризуя при этом степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности.

Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше [5].

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов [25].

Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях.

Целью исследования информационных потоков (в том числе и документопотоков) является изучение и формализация информационных процессов, для выявления и решения информационных проблем. Исследования проводятся по заранее разработанной программе [19].

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

- назначение документа;

- количество одновременно выписываемых экземпляров;

- наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

- кем заполняются реквизиты и их показатели;

- правила формирования показателей;

- значимость каждого показателя;

- периодичность составления документов;

- частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

Перейти на страницу: 1 2 3

Меню сайта