Методы исследования информационных проблем организации

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования движения документов применимы три основных метода. Метод инвентаризации, метод типических групп и графический метод. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко [8].

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро - уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации. Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и срок выполнения работ для каждого подразделения организации, излишний контроль за работой, полное отсутствие контроля, применение различных документов вместо одного составленного в нескольких экземплярах, излишне длительное хранение документов, неоправданные задержки в обработке документов, а также излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями[16].

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро - уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности. Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления [14].

Также для исследования информационных проблем организации можно использовать методы:

.Метод изучения документов:

- законодательных и нормативных документов, в которых имеются данные о создании, задачах и функциях организации (устав, положения об отделах, инструкции и т.д.);

- разных учетных документов, форм, перечней и сведений, содержащих информацию о состоянии организации (оперограммы, журналы регистрации и т.д.).

2.Наблюдение.

.Фотография рабочего дня (ФРГ). Этот метод заключается в определении содержания труда, количества единиц работы и затраты рабочего времени, а также изучением вопроса связанного с повышением эффективности труда работников. Для проведения ФРГ необходим комплект документов: наблюдательный лист; баланс рабочего времени. Технология проведения ФРГ содержит этапы: наблюдение, сводка по группировочным признакам; анализ полученных результатов.

.Самофотография рабочего дня (СФРД). Если ФРД проводится посредством наблюдения за работником, то СФРД составляет сам работник.

.Хронометраж. Применяется для определения или уточнения затрат рабочего времени на технические типовые операции для установки норм выработки.

Перейти на страницу: 1 2 3

Меню сайта