Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения. Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы, созданные в деятельности ООО "АДСК" выполняют ряд важных функций:

- информационную, являющуюся носителем и источником информации;

- управленческую, позволяющую организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

- правовую, которая служит юридической основой производственной деятельности, и подтверждает факты, а также удостоверяет сведения и показатели;

- коммуникативную, которая является основой для организации обмена информацией и общение между различными объектами;

- учетную, накапливающую сведения за определенные периоды времени и позволяющая их анализировать, выявлять тенденции и закономерности;

- социальную, отражающую социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

- культурную, являющуюся памятником культуры данной эпохи, которая показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

- историческую, являющуюся источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, которая полнее и конкретнее других раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет факты, а также восстанавливает историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые управленческие документы "обслуживают" определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например система организационно-распорядительной документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптиальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

На предприятии ООО "АДСК" используются следующие электронные шаблоны документов организационно-распорядительные - распоряжения, решения и т.д., а также справочно-информационные - докладные записки, предложения, акты, справки.

Однако такой основной организационно-распорядительный документ, как приказ в электронную форму не переведён и специалист по кадрам постоянно при необходимости вбивает его в ручную или переделывает из ранее созданного (Приложение А).

Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Перейти на страницу: 1 2

Меню сайта