Система справочно-информационной документации

Процесс принятия управленческих решений основан на сбор и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы - акты, справки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

В ООО "АДСК" используют следующие справочно-информационные документы:

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. На объекте исследования акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

На объекте исследования существуют акты на инвентаризацию денежных средств, инвентаризация основных средств и т.д.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В ООО "АДСК" обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или предприятия. Составляется докладная записка по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Меню сайта