Анализ работы с документами

Документационное обеспечение деятельности предприятия осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении. В аппарате предприятия действует смешанный порядок делопроизводства, при котором часть операции с документами (прием, регистрация, учет и контроль за исполнением, отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых приказов, распоряжений, инструкций, указаний, входящей и исходящей почты и т.д.) осуществляются, как было сказано ранее секретарем, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

- для обеспечения сохранности документов;

- для удобства поиска документов;

- для учета и контроля исполнения документов.

В инструкции по делопроизводству не закреплено деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Все документы в организации делятся на - входящие, исходящие и внутренние. Поступающие на предприятие документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. К входящим документам относят - заявки, претензии, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы. В ходе анализа объема документов, поступивших в организацию, исходящих из нее и созданных ею за последние 3 года были использованы следующие методы - наблюдения, опроса графического и статистического. Из приведенной ниже таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и темпы роста документов по годам.

Таблица 2 - Количественный состав документов и изменение объема документооборота

Название документа

Количество документов

Отклонения

2005

2006

2007

Документов 2006 г. к 2005 г.

Документов 2007 г. к 2006 г.

Входящие

3240

3344

4568

104

1224

Исходящие

2500

3255

5509

755

2254

Внутренние:

5370

6541

9889

1171

3348

В том числе приказы

2367

3741

5690

1374

1949

-приказы по основной деятельности

756

1368

1989

612

621

-приказы по командировкам

528

945

1264

417

319

-приказы по личному составу

1083

1428

2437

345

1009

Итоги в год, квартал

11110

13140

19966

2023

6826

В среднем за день

39

46

69

Перейти на страницу: 1 2 3 4

Меню сайта