Документационное обеспечение деятельности предприятия осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении. В аппарате предприятия действует смешанный порядок делопроизводства, при котором часть операции с документами (прием, регистрация, учет и контроль за исполнением, отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых приказов, распоряжений, инструкций, указаний, входящей и исходящей почты и т.д.) осуществляются, как было сказано ранее секретарем, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 1с загрузка из excel на сайте http://www.documentor.info.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима:
- для обеспечения сохранности документов;
- для удобства поиска документов;
- для учета и контроля исполнения документов.
В инструкции по делопроизводству не закреплено деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Все документы в организации делятся на - входящие, исходящие и внутренние. Поступающие на предприятие документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. К входящим документам относят - заявки, претензии, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы. В ходе анализа объема документов, поступивших в организацию, исходящих из нее и созданных ею за последние 3 года были использованы следующие методы - наблюдения, опроса графического и статистического. Из приведенной ниже таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и темпы роста документов по годам.
Таблица 2 - Количественный состав документов и изменение объема документооборота
Название документа |
Количество документов |
Отклонения | |||
2005 |
2006 |
2007 |
Документов 2006 г. к 2005 г. |
Документов 2007 г. к 2006 г. | |
Входящие |
3240 |
3344 |
4568 |
104 |
1224 |
Исходящие |
2500 |
3255 |
5509 |
755 |
2254 |
Внутренние: |
5370 |
6541 |
9889 |
1171 |
3348 |
В том числе приказы |
2367 |
3741 |
5690 |
1374 |
1949 |
-приказы по основной деятельности |
756 |
1368 |
1989 |
612 |
621 |
-приказы по командировкам |
528 |
945 |
1264 |
417 |
319 |
-приказы по личному составу |
1083 |
1428 |
2437 |
345 |
1009 |
Итоги в год, квартал |
11110 |
13140 |
19966 |
2023 |
6826 |
В среднем за день |
39 |
46 |
69 |
Общее понятие лидерства. Роль и задачи лидеров в современных организациях.
Цели и методы управления персоналом. Функции управления персонало.
Экономическая деятельность на предприятии по функциям менеджмента.
Понятие организационной культуры. Централизация и децентрализация.