Анализ работы с документами

Графический метод исследования анализа документооборота отражен на рисунке 3.

Рисунок 3 - Анализ документооборота в ООО "АДСК" за 2005 - 2007гг.

Из рисунка видно, что все документопотоки в 2007г. по отношению к 2006 и 2005гг. возросли. Также используя графический метод исследования была построены диаграмма отклонений 2007г к 2006г., что отражено на рисунке 4.

Рисунок 4 - Процентное соотношение 2007г. к 2006г.

В ходе анализа можно сделать вывод, что в организации преобладают внутренние документы, исходящие документы в процентном соотношении в 2006г. к 2007г. составляют 32%, по отношению к входящим документам 18%, а к внутренним 49%, .

Данная ситуация сложилась в связи с тем, что увеличилось число работающих в связи с тем , что предприятие расширило свои сферы деятельности, а как следствие увеличился объем выполняемых их услуг.

Также хотелось бы отметить об увеличении переписки с организациями и предприятиями города Астрахани и Астраханской области.

Используя методы графического анализа, был также проведен анализ процентного соотношения документов 2006г. к 2005г., что отражено на рисунке 5.

Рисунок 5 - Анализ процентного соотношения документов 2006 г. к 2005г.

Из представленной диаграммы видно, что доля внутренних документов составляет 58%.

Это связано, прежде всего, с тем, что в этот период времени, а именно в 2005 году предприятие испытывала некие финансовые и производственные трудности, а именно нехватка специалистов в области строительства, отсутствие заказов и т. д.

Также был проведен анализ объема документооборота за первый квартал 2007 и 2008гг.

Таблица 3 - Первый квартал 2007 и 2008 гг.

Представленная диаграмма показывает, что наблюдается рост внутренних документопотоков, что отражено на рисунке 6.

Рисунок 6 -Анализ документооборота за 1 кв. 2007 и 2008гг.

В ООО "АДСК" для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используется журнальная регистрация. Журналы регистрации заполняются вручную. Каждое подразделение ведёт свои журналы. Общая регистрация ведётся только в части корреспонденции, адресованной руководителю, что приводит к ослаблению контроля исполнительской дисциплины.

В ходе анализа были выявлены факты потери документов, несвоевременной подготовки и исполнения.

Так, например, только за 1 квартал 2008 года было утеряно 15 документов. Данные потери наблюдались и раннее, но со временем часть документов была найдена в других структурных подразделениях. По фактам утери в организации проводятся служебные расследования. Согласно служебного расследования по факту утери документов только в августе месяце 2007 года предприятие понесло убытки в размере 75000 рублей.