Графический метод исследования анализа документооборота отражен на рисунке 3.
Рисунок 3 - Анализ документооборота в ООО "АДСК" за 2005 - 2007гг.
Из рисунка видно, что все документопотоки в 2007г. по отношению к 2006 и 2005гг. возросли. Также используя графический метод исследования была построены диаграмма отклонений 2007г к 2006г., что отражено на рисунке 4.
Рисунок 4 - Процентное соотношение 2007г. к 2006г.
В ходе анализа можно сделать вывод, что в организации преобладают внутренние документы, исходящие документы в процентном соотношении в 2006г. к 2007г. составляют 32%, по отношению к входящим документам 18%, а к внутренним 49%, .
Данная ситуация сложилась в связи с тем, что увеличилось число работающих в связи с тем , что предприятие расширило свои сферы деятельности, а как следствие увеличился объем выполняемых их услуг.
Также хотелось бы отметить об увеличении переписки с организациями и предприятиями города Астрахани и Астраханской области.
Используя методы графического анализа, был также проведен анализ процентного соотношения документов 2006г. к 2005г., что отражено на рисунке 5.
Рисунок 5 - Анализ процентного соотношения документов 2006 г. к 2005г.
Из представленной диаграммы видно, что доля внутренних документов составляет 58%.
Это связано, прежде всего, с тем, что в этот период времени, а именно в 2005 году предприятие испытывала некие финансовые и производственные трудности, а именно нехватка специалистов в области строительства, отсутствие заказов и т. д.
Также был проведен анализ объема документооборота за первый квартал 2007 и 2008гг.
Таблица 3 - Первый квартал 2007 и 2008 гг.
Название документа |
Кол-во документов за 1 кв. 2007 |
Кол-во документов за 1 кв. 2008 |
Входящие |
980 |
1606 |
Исходящие |
1198 |
1488 |
Внутренние: |
2119 |
2253 |
В том числе приказы |
1550 |
1855 |
-приказы по основной деятельности |
502 |
612 |
-приказы по командировкам |
456 |
571 |
-приказы по личному составу |
592 |
672 |
Итоги в квартал |
4297 |
5347 |
В среднем за день |
60 |
74 |
Представленная диаграмма показывает, что наблюдается рост внутренних документопотоков, что отражено на рисунке 6.
Рисунок 6 -Анализ документооборота за 1 кв. 2007 и 2008гг.
В ООО "АДСК" для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используется журнальная регистрация. Журналы регистрации заполняются вручную. Каждое подразделение ведёт свои журналы. Общая регистрация ведётся только в части корреспонденции, адресованной руководителю, что приводит к ослаблению контроля исполнительской дисциплины.
В ходе анализа были выявлены факты потери документов, несвоевременной подготовки и исполнения.
Так, например, только за 1 квартал 2008 года было утеряно 15 документов. Данные потери наблюдались и раннее, но со временем часть документов была найдена в других структурных подразделениях. По фактам утери в организации проводятся служебные расследования. Согласно служебного расследования по факту утери документов только в августе месяце 2007 года предприятие понесло убытки в размере 75000 рублей.
Общее понятие лидерства. Роль и задачи лидеров в современных организациях.
Цели и методы управления персоналом. Функции управления персонало.
Экономическая деятельность на предприятии по функциям менеджмента.
Понятие организационной культуры. Централизация и децентрализация.