Анализ работы с документами

Рассмотрим данную ситуацию. Строительная компания "Строитель" обратилась в ООО "АДСК" о поставке бетона. В отдел доставки было направленно письмо за № 465 от 23.08.2007 года. Так как заключением договоров поставки данный отдел не занимается, он передал данный документ в соответствующее структурное подразделение, предварительно зарегистрировав его и присвоив соответственно порядковый номер № 193 от 25.08.2007 года.

Не дождавшись ответа и товарной продукции строительная компания "Строитель" обратилась повторно с просьбой о поставке товара. ООО "АДСК" поставил продукцию 19.09.2007 года, а в ноябре месяце было найдено первое письмо № 465 от 23.08.2007 года. По найденному документу было повторно произведена продукция и отправлено в строительную компанию "Строитель". Однако "Строитель" отказался её принять, так как необходимости в ней уже не было. В результате бетон вышел из срока годности.

Предприятие понесло убытки в сумме 75000 руб.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей корреспонденции.

Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Процесс регистрации входящего документа можно представить в виде схемы, представленной согласно рисунка 7.

Прием и первичная обработка документов, приходящие на адрес руководителя или предприятия осуществляет секретарь. Получив входящий документ-письмо, секретарь, проверяет целостность конверта, регистрирует его и передает документ на резолюцию директору. Регистрация осуществляется на основании положения о делопроизводстве и ГОСТ Р 6.30-1998, а также по установленным правилам организации, что является нарушением в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003г.

Рисунок 7 - Движение входящего письма

Рассмотрев документ, директор ставит свою резолюцию и возвращает письмо секретарю для передачи на исполнение. Секретарь передает документ гл. инженеру, который в свою очередь ставит свою резолюцию и устанавливает контроль исполнения документа. Заявка передаётся на исполнение начальнику полигона. Начальник полигона, исполнив документ, отчитывается об исполнении документа гл. инженеру, который отчитывается директору. Документ считается исполненным, снимается с контроля и передается секретарю на хранение. Секретарь подшивает документ в дело.

Рассмотрим процесс движения исходящей и внутренней документации, представленной согласно рисунка 8 и 9. Подготовив документ-просьбу гл. инженер передает секретарю на редактирование.

Секретарь, после редактирования, передает документ на утверждение директору.

Рисунок 8 -Движение исходящего письма (просьба)

Директор утверждает и возвращает секретарю для отправки адресату. Секретарь регистрирует документ и отправляет адресату. Копию подшивает в дело.

Рисунок 9 -Движение внутреннего документа (заявка)

Подготавливает документ (заявка) гл. инженер, передает секретарю. Секретарь передает на согласование директору. Руководитель утверждает и передает секретарю на регистрацию. Секретарь регистрирует документ и передает гл. инженеру. Инженер передает в структурное подразделение. Отчитывается после проделанной работы перед директором. Секретарь подшивает копию в дело.

Рассмотрим процесс движения входящей корреспонденции, построив оперограмму, представленную согласно рисунка 10

Из оперограммы видно, что весь контроль за исполнением документа возложен на гл. инженера, много времени уходит на передачу документа от одного должностного лица к другому. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Дата исполнения гл. инженер указывает в резолюции руководителя структурного подразделения и фиксируется в журнал.

Гл. инженер еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов и информирует руководителя предприятия, в части корреспонденции адресованной ему на исполнение.

Перейти на страницу: 1 2 3 4

Меню сайта