Анализ работы с документами

Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение документов осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Рисунок 10 - Оперограмма движения входящей корреспонденции ООО "АДСК"

делопроизводство документационный управление автоматизация

Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение всех документов поступающих на предприятия независимо от адресата осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена для:

- группировки исполненных документов в дела;

- учета и обеспечения сохранности дел;

- оперативного поиска документов в делах.

В ООО "АДСК" номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем предприятии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел.

Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер. Например, в ООО "АДСК" номенклатура дел отдела кадров находится под № 02. Образец документа представлен в Приложении Б.

Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в государственный архив.

Проанализировав маршруты движения документопотока можно отметить, что схемы имеют много нерациональных возвратных шагов. Маршруты движения требуют сокращения. При передаче документов электронная связь не используется. В практической деятельности организации встречается ряд проблем в ведении документационного процесса а именно:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначения и источник которых неясен;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратиться много времени.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций и обеспечивать их эффективное функционирование.