Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение документов осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Рисунок 10 - Оперограмма движения входящей корреспонденции ООО "АДСК"
делопроизводство документационный управление автоматизация
Исполненный документ, снятый с контроля, передается на хранение. Хранение всех документов поступающих на предприятия независимо от адресата осуществляется централизованно у секретаря. Для хранения документов отведена специальная комната. Документы располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена для:
- группировки исполненных документов в дела;
- учета и обеспечения сохранности дел;
- оперативного поиска документов в делах.
В ООО "АДСК" номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем предприятии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел.
Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер. Например, в ООО "АДСК" номенклатура дел отдела кадров находится под № 02. Образец документа представлен в Приложении Б.
Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в государственный архив.
Проанализировав маршруты движения документопотока можно отметить, что схемы имеют много нерациональных возвратных шагов. Маршруты движения требуют сокращения. При передаче документов электронная связь не используется. В практической деятельности организации встречается ряд проблем в ведении документационного процесса а именно:
- документы теряются;
- накапливается множество документов, назначения и источник которых неясен;
- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
- на подготовку и согласование документов тратиться много времени.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций и обеспечивать их эффективное функционирование.
Общее понятие лидерства. Роль и задачи лидеров в современных организациях.
Цели и методы управления персоналом. Функции управления персонало.
Экономическая деятельность на предприятии по функциям менеджмента.
Понятие организационной культуры. Централизация и децентрализация.