Анализ делопроизводства отдела кадров

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

· журнал регистрации трудовых договоров;

· журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

· журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

· журнал регистрации приказов о командировках работников;

· журнал регистрации командировочных удостоверений;

· журнал регистрации служебных заданий;

· журнал регистрации локальных нормативных актов;

· книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

· журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

· журнал выдачи справок по личному составу;

· журнал учета больничных листов.

Рассмотрим движение документов отдела кадров на примере схем приема на работу, перевода на другую должность и увольнения с работы на предприятии ООО "АДСК"

На рисунке 13 приведена схема приема на работу.

Работник подает заявление о приеме на работу с приложением необходимых документов (паспорт, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы об образовании, квалификационной категории, трудовая книжка или иные документы). Заявление поступает в отдел кадров с визой руководителя соответствующего структурного подразделения.

Работник с трудовым договором направляется в плановый отдел, сотрудник которого в течение 1 рабочего дня указывает в листе согласований к трудовому договору разряд, размер тарифной ставки или суммы должностного оклада работника, размер доплат, надбавок и поощрительных выплат.

Работник проходит инструктаж по охране труда и противопожарной безопасности.

Начальник отдела кадров проверяет наличие всех перечисленных выше документов и виз, после чего подчиненный отдела кадров регистрирует заявление работника, завершает оформление трудового договора и заполняет документы, необходимые для приема на работу.

Трудовой договор и заявление направляются на подпись директору. Директор указывает в трудовом договоре дату начала работы.

Рисунок 13 - Схема приема на работу

Подчиненные отдела кадров регистрирует трудовой договор. На основании подписанного директором заявления и трудового договора в течение 2 рабочих дней специалист отдела кадров готовит проект приказа о приеме на работу.

Проект приказа направляется на подпись директору.

Подписанный директором приказ направляется в отдел кадров, копия приказа в бухгалтерию и в расчетную часть.

Подчиненный отдела кадров в течение 2 рабочих дней с момента подписания приказа уведомляет работника (письменно или телефонограммой) о необходимости явиться в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения экземпляра трудового договора.

Перевод на другую должность.

Работник подает в отдел кадров заявление о переводе на другую должность.

Отдел кадров передает на визу руководителям структурных подразделений: в котором работник работает на настоящий момент и в которое он намерен перевестись. Сотрудник отдела кадров заполняет дополнительное соглашение к трудовому договору с работником (в части касающейся личных данных последнего).

Работник с дополнительным соглашением к трудовому договору направляется в плановый отдел, сотрудник которого указывает в течение 1 рабочего дня в листе согласований разряд, размер тарифной ставки или суммы должностного оклада работника, размер доплат, надбавок и поощрительных выплат.

Трудовой договор и заявление направляются на подпись директору.

Директор указывает в трудовом договоре дату начала работы.

Подчиненные отдела кадров регистрирует трудовой договор. На основании подписанного директором заявления и трудового договора в течение 2 рабочих дней сотрудник отдела кадров готовит проект приказа о приеме на работу, который визирует начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

Проект приказа направляется на подпись директору.

Подписанный директором приказ направляется в отдел кадров, копия приказа в бухгалтерию и в расчетную часть.

Подчиненный отдела кадров в течение 2 рабочих дней с момента подписания приказа уведомляет работника (письменно или телефонограммой) о необходимости явиться в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения экземпляра трудового договора.

На рисунке 14 приведена схема перевода на другую должность.

Рисунок 14- Схема перевода на другую должность

При увольнении по собственному желанию работник предупреждает администрацию предприятия в лице директора об увольнении за 14 календарных дней до предполагаемой даты увольнения путем подачи заявления об увольнении по собственному желанию.

Работник представляет оформленное заявление об увольнении в отдел кадров. Подчиненный отдела кадров регистрирует заявление.

Заявление направляется на подпись директору. Директор согласовывает дату увольнения работника.

На основании подписанного директором заявления в течение 2 рабочих дней подчиненный отдела кадров готовит проект приказа об увольнении, который визирует начальник отдела кадров, сотрудник планового отдела и заместитель главного бухгалтера.