Анализ делопроизводства отдела кадров

Проект приказа направляется на подпись директору.

Подписанный директором приказ направляется в отдел кадров, копия приказа в бухгалтерию и в расчетную часть.

Подчиненный отдела кадров уведомляет работника (письменно или телефонограммой) о необходимости явиться в отдел кадров для ознакомления с приказом об увольнении и получения трудовой книжки и расчета. На рисунке 15 приведена схема увольнения с работы.

Рисунок 15- Схема увольнения с работы

В ходе проведения анализа с документами отдела кадров, были выявлены ряд недостатков, а именно:

· Нарушение инструкции по хранению документов, оформление документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми ресурсами организации.

· Приказ № 71-о/78 от 22.03.200 о предоставлении отпуска сотруднику Вавилову А.Ю. оформлен с нарушением унифицированной формы № Т-6, утвержденной Постановлением Роскомстата РФ от 5.01.2004 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты",

· На основании приказа № 76-п/76 от 10.03.2007 о приеме на работу на сотрудника Имангазиева Ш.Н. не была заведена личная карточка.

· Личные карточки уволенных сотрудников хранятся в хаотичном порядке, совместно с действующей картотекой.

· В период с 2005 - 2007 гг. не производится обновление в личных листках по учету кадров фотографий сотрудников при достижении ими возраста 20 и 45 лет.

· Записи в некоторых трудовых книжках произведены неаккуратно, с допущением орфографических ошибок.

· В отделе кадров отсутствует контроль за своевременным возрастом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращением их утраты, а именно не используется специальные контрольные карточки, которые заполняются на каждое дело.

В них указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно передано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

В ходе анализа введении документов в кадровом делопроизводстве можно отметить, что документы оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30 2003г, ослаблен контроль исполнительской дисциплины, что приводит к неправильному оформлению и потерям документов.