Мероприятия по совершенствованию

Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях (от руководителя до исполнителя).

Управленческая деятельность направляется преимущественно овеществленными знаниями в виде разного рода документов, книг или записей данных, предоставляемыми пользователям соответствующими подразделениями, такими, как канцелярия, архив, центр обработки данных (информационный центр) и т.п.

Ученые справедливо полагают, что человек в информационной среде организации занимает центральное место. Он является ее деятельностным, системообразующим, самосовершенствующимся звеном, поэтому процесс формирования информационной инфраструктуры организации должен учитывать индивидуальные информационные потребности сотрудников.

Для улучшения работы организации по делопроизводству были проведены следующие мероприятия.

В ходе анализа были внесены изменения в должностной инструкции секретаря, в связи с переходом на автоматизированную систему документооборота "Кадры SB". Приказ "о внесение изменений в должностной инструкции секретаря" и фрагмент должностной инструкции показан в Приложении В. Также был разработан список нерегистрируемой документации. Образец представлен в Приложении Г.

Для перехода на автоматизированную систему документооборота в ООО "АДСК" разработан проект приказа, который представлен в Приложении Д.

Автоматизированный документооборот один из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий. Если программа документооборота внедряется, то количество бумажных документов сокращается, и используются электронные документы.

Внедрение системы автоматизированного документооборота позволяет решить ряд проблем:

· обеспечит слаженную работу всех подразделений;

· упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

· повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

· повысит оперативность доступа к информации;

· позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

· масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания,

· автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования,

· гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов,

· возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов,

· открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями,

Перейти на страницу: 1 2 3

Меню сайта