Цель внедрения

Вы должны четко себе представлять цель проекта внедрения. Цель должна быть не расплывчатой, а совершенно четкой. Целью не может являться «оптимизация бизнес-процессов», «улучшение деятельности компании» и т.д. Такие цели нельзя «пощупать», поэтому после запуска системы не возможно будет понять достигнуты цели или нет. Целью, например, может являться построение консолидированной финансовой отчетности (совершенно конкретных финансовых отчетов) на основании автоматизации конкретных (подчеркиваю) бизнес-процессов. Целью может являться внедрение системы планирования ресурсов и показателей (опять же конкретных) и т.д. Если вы автоматизируете цепочку поставок и финансов, но не будете иметь внятных финансовых и управленческих отчетов, то результата не будет, так как не будет обратной связи, и влиять на процесс вы не сможете. Ситуация в компании будет непонятной, принятие своевременных решений будет затруднено.

Конечно, в идеале нужно иметь на руках сформулированные требования (описание бизнес-процессов с требованиями к отчетности и возможностям системы), однако встречается такое крайне редко. Во многих компаниях нет не только документа, описывающего бизнес-процессы, но даже понимания как они (эти бизнес-процессы) вообще работают и кто и за что отвечает. Поэтому прежде, чем приступить к выбору ERP-решения, вы должны сформулировать для себя четкие критерии оценки внедрения, для того, чтобы по его результатам вы могли сказать себе «я получил (получила) то, что хотел (хотела)». Стоит заметить, что, начиная процесс внедрения ERP-системы вам, вам в любом случае придется участвовать в разработке технического задания (ТЗ), где вы будете описывать ваши бизнес-процессы совместно с поставщиком ERP-системы. Без технического задания автоматизировать бизнес-процессы не стоит, т.к. в этом случае существенно повышаются риски неудачного внедрения, ведь нет документа, по которому вы бы могли принять или не принять готовую работу. К тому же если вы не представляете, что же хотите получить в итоге, то вряд ли вы будете довольны результатом.

система - инструмент для принятия решений

Любое ERP-решение это, в первую очередь, инструмент для принятия решений. На основании чего принимают решения? На основании отчетов. Вот значит, и один из видов критериев. Отчетность. Система должна давать полноценные отчеты о деятельности компании, которыми являются, например «Прибыли и убытки», «Движение денежных средств», «Баланс», и многие другие управленческие отчеты. Если эти отчеты будут отражать реальную картину положения дел, то вы без труда разберетесь в проблемах компании, и будете иметь возможность влиять на ситуацию. И если во время презентации вам будут говорить, что в демо-версии эти отчеты просто не настроены, не верьте. Если в системе они есть, их будут показывать в первую очередь. Отчеты обязаны предоставлять не только цифры, но и инструменты для их анализа. Анализировать цифры отчетов можно по-разному и, я не буду здесь заострять на этом внимание. Главное, чтобы вы имели возможность все цифры проверить непосредственно из отчета, т.е. каждую цифру детализировать вплоть до первичных данных непосредственно из отчета. Иначе вы не будете уверены в достоверности данных. Отчетность должна быть прозрачной.

Отчетность должна отражать основные аспекты деятельности компании, быть простой и понятной. Она должна полностью и автоматически собираться вашей ERP-системой. Если данные в отчетность о деятельности компании попадают со стороны, через процедуру экспорта/импорта или, что еще хуже, вручную, то кто-то в компании должен постоянно этим заниматься (поддерживать формат, изменения и проч.), а значит тратить время и деньги. Идеальный вариант - когда вся деятельность компании осуществляется в erp-системе и уже на базе этих данных система сама строит отчетность.

Меню сайта