Понятие документации

Документация - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum означает доказательство, свидетельство чего-либо.

Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация, информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

) планирование - посредством подготовки различных планов;

) учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

) руководство - изданием распорядительных документов;

) организация - организационных документов;

) инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

организация работы с документами: получение, передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.