Работа с организационной документацией

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, занимающееся организационной документацией, возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является

постановка и ведение организационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (организационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.

Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах. Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в доведении организационной документации до сотрудников компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Заключение

Для того чтобы достичь успеха, каждая организация должна много времени отводить изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке организационных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение потерь времени в процессах составления и использования организационных документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требует, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных организационных документов.

Подводя итог курсовой работы, сделаем следующие выводы:

1. Процесс управления организацией включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Здесь особую роль играет организационная документация.

2.

Организационные документы могут быть достаточно разнообразными. Это могут быть уставы, положения, правила, инструкции.

3. Для того чтобы организационный документ приобрёл юридическую силу, его необходимо правильно оформить: необходимо включить в него все необходимые реквизиты.

4. Организационные документы - это очень специфические документы, имеющие множество особенностей. Например, индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

Перейти на страницу: 1 2 3

Меню сайта